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Efficacité du Procure-to-Pay : des bénéfices bien au-delà du département Achat – Communiqué

Communiqué

Par Giulia Marinoni, Consultante Avant-Vente chez SynerTrade

Ces dernières années, les départements achats ont beaucoup œuvrés pour la réduction des coûts et pour trouver des moyens d’économiser. Désormais, on exige de plus en plus d’excellence du processus Achats, et notamment dans le processus Commande/Facture. Les Achats bénéficient, certes, de nouvelles opportunités, mais cela va également de pair avec de nouveaux challenges pour atteindre les objectifs stratégiques.

La transformation digitale a profondément modifié les départements Achats. Les nouvelles technologies ont affecté à la fois les entreprises, les activités, les processus, les compétences et les modèles. L’effet de la convergence des forces digitales (mobilité, réseaux sociaux, Cloud et Big Data, selon Gartner) s’est fortement répandu pour fournir une plateforme digitale pour les entreprises. Ces quatre forces sont autant de sources d’éléments qui affectent quotidiennement notre mode de vie et notre manière de travailler. Les Achats doivent savoir réagir face à leur environnement en constante évolution : répondre à de nouvelles attentes, travailler avec des acteurs différents, rechercher de nouveaux talents et bien plus encore.

Avec ces nouvelles conditions, les responsables Achats se concentrent désormais sur les processus et les technologies autour du Procure-to-Pay. Les entreprises les plus performantes ont démontré que maitriser la qualité et l’excellence de ce processus permet de générer de nombreux bénéfices pour l’organisation. C’est-à-dire, la prise en compte de la réalisation d’économie en amont, dès le Sourcing, et ce jusqu’au processus aval (de la demande du produit, en passant par sa commande, sa livraison et enfin la gestion des factures). Améliorer le processus du Procure-to-Pay ne permet pas seulement d’augmenter l’efficacité du processus Achats, cela va bien au-delà de ça.

1/ Optimiser l’efficacité du processus Achats

Optimiser les processus Achats en jouant sur l’efficacité du Procure-to-Pay présente de nombreux avantages. Les entreprises les plus performantes utilisent leur SI Achats pour digitaliser et automatiser leurs processus (améliorer la livraison des commandes et la gestion des factures). Ce faisant, ils économisent du temps -des jours, voir des semaines – tout en réduisant les opérations manuelles. Une meilleure gestion du processus de facturation peut donner lieu à des bénéfices supplémentaires, y compris la possibilité de profiter de réductions grâce aux paiements anticipés. Le Procure-to-Pay est l’un des leviers pour être plus efficient et réaliser des économies. Voici un résumé des meilleures pratiques :

-Automatiser les processus : En incluant les nouvelles technologies dans le Procure-to-Pay, les départements Achats peuvent réduire à la fois le temps alloué pour chaque cycle et les coûts de transaction.

-Réduire ses dépenses : Plus le montant des dépenses à gérer augmente, plus sa gestion nécessite de ressources. En réduisant la base fournisseurs, une entreprise peut gagner en efficacité.

-Se recentrer sur le cœur de métier : Grâce à l’automatisation des tâches à faibles valeur ajoutées et l’utilisation des nouvelles technologies, vos responsables Achats peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques, et générer de la valeur ajoutée pour toute votre entreprise.

2/ Améliorer la communication interne et externe

Lorsqu’une entreprise commence à optimiser son processus Procure-to-Pay, elle devient plus performante car, indirectement, elle abaisse les barrières de communication en interne comme en externe. Elle favorise ainsi la transparence dans les relations entre le département achats et les autres fonctions de l’entreprise ainsi qu’avec ses fournisseurs. Les organisations les plus performantes prennent en compte leurs fournisseurs dans tous le processus Achats, voici quelques-unes de leurs meilleures pratiques :

-Identifier les bons fournisseurs : Il n’est pas utile d’intégrer tous vos fournisseurs dans la chaine d’approvisionnement. Seuls les fournisseurs qui participent à la majeure partie des transactions doivent être impliqués. Réduire le nombre de fournisseurs pris en compte revient à augmenter le « retour sur connexion ».

-Mettre en place une plateforme digitale de SRM : En adoptant un outil SRM spécialisé, vous pouvez interagir et échanger avec vos fournisseurs tout au long du processus Achat : de la création du contrat jusqu’à la facturation en passant par les commandes et les reçus.

-Fixer des objectifs : Afin d’augmenter la performance du processus Achats, il est important de définir des objectifs clairs ainsi que des KPI’s pour mesurer et contrôler la performance des Achats.

3/ Assurer la satisfaction des parties prenantes

Un autre vecteur d’excellence en matière de Procure-to-Pay est la capacité à satisfaire ses utilisateurs. Aujourd’hui plus que jamais, les achats doivent fournir à leurs clients internes une véritable expérience de « shopping », en proposant des offres claires et un large choix de biens et services.

En s’assurant de la satisfaction de ses utilisateurs, vous favorisez l’adoption de votre SI Achat, ce qui mène à des économies et plus d’efficacité. Voici quelques exemples pour y parvenir :

-Être mobile : Dans notre monde actuel, la mobilité est si omniprésente qu’elle en deviendrait presque une nécessité. Le domaine des Achats n’échappe pas à la règle : faites profiter vos utilisateurs de la mobilité pour réaliser des tâches simples comme les approbations par exemple.

-Tirer parti des fonctions sociales : Nous parlions plus tôt de la communication entre parties prenantes, les applications sociales que proposent certaines solutions achats vous permettent d’augmenter les échanges avec vos fournisseurs.

-Rapidité et simplicité : Réduisez le nombre de clics pour la réalisation des activités à faibles valeur ajoutée, vous économiserez du temps et des ressources. Réduisez également le temps de l’expérience achats : rendez-la simple et intuitive.

4/ Augmenter la conformité des contrats

Enfin, l’amélioration du processus Procure-to-Pay augmente également la conformité de tout le département achat. En effet, il permet de renforcer la cohérence entre le prix des achats réalisés et les conditions négociées en amont avec le fournisseur. En augmentant la conformité, vous réalisez donc des économies sur les achats. Voici quelques best-practices pour augmenter votre conformité :

-Prioriser vos catégories de dépenses : Il est important de définir une stratégie en définissant une catégorie de dépenses sur laquelle travailler en priorité pour augmenter votre conformité.

-S’appuyer sur des reportings : Armez-vous d’un outil de reporting puissant intégré à votre SI Achats : il vous permettra d’améliorer facilement la visibilité sur vos achats et ainsi votre conformité.

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