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Éviter le stress lié à la conformité grâce au CCM

Être responsable de la conformité n’est pas une tâche aisée. Ce travail consiste à s’assurer que l’entreprise se conforme aux exigences réglementaires et légales externes, ainsi qu’aux politiques et règlements internes. Cela semble assez simple, mais considérons ceci : le nombre médian de réglementations par industrie aux États-Unis est de 1 130 et il atteint jusqu’à 45 000 réglementations pour le secteur de l’énergie. En Europe, être responsable de la conformité dans une banque n’est pas non plus aisé. On estime que les banques européennes doivent faire face à 185 modifications réglementaires par jour en moyenne, contre 10 seulement en 2004.

Et si une entreprise ne se conformait pas ? Que peut-il arriver ?

Dans certains cas, cela peut être dévastateur pour l’entreprise. Prenons l’exemple de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), qui définit les règles relatives aux données électroniques sur les soins de santé. Si l’Office des droits civils des États-Unis, ministère de la Santé et des Services sociaux, découvre qu’une entreprise a enfreint la réglementation HIPAA, une amende notable peut lui être infligée. Si l’infraction est jugée criminelle, le résultat peut être une amende encore plus lourde, voire éventuellement une peine d’emprisonnement.

Équilibrer le risque et l’efficacité

Ne pas être conforme à la réglementation peut mettre en péril toute une organisation. La responsabilité d’éviter ce risque incombe au responsable de la conformité. Les responsables de la conformité souhaitent que leur entreprise soit capable de créer et de diffuser rapidement des documents destinés aux clients qui sont conformes à la réglementation, quel que soit le canal utilisé, et de commercialiser plus rapidement de nouveaux produits. Vouloir accomplir ceci et pouvoir le faire sont deux choses différentes. Cela peut sembler complexe, mais ce n’est pas le cas.

Les plateformes CCM permettent aux responsables de la conformité de travailler sereinement

Les plateformes de gestion de la communication client (CCM) permettent aux entreprises d’intégrer la conformité dans les processus métier de manière transparente.

Que la plateforme soit utilisée pour générer des contrats, des déclarations ou de la correspondance, des modèles peuvent être préconstruits, puis des règles d’assemblage peuvent être ajoutées à chacun de ces modèles. Avec ces règles, le modèle génèrera automatiquement des éléments tels que le contenu juridictionnel, de marque, de réglementation et de conformité. La technologie CCM permet alors de gagner du temps en attribuant la responsabilité de l’approbation des documents aux personnes les mieux placées pour les modifier ou les faire évoluer. Chaque personne impliquée dans le processus de création de contenu peut ainsi examiner les modifications dans un navigateur et les valider sur place.

La première priorité des organismes de surveillance est généralement d’aider les entreprises à se mettre en conformité. Pour ce faire, l’entité doit pouvoir découvrir les axes de non-conformité. Une plateforme CCM simplifie ce processus, car elle permet aux utilisateurs de partager, approuver et suivre les documents avec une piste d’audit complète. Chaque étape permet à l’entité d’examiner et d’aider l’organisation à découvrir les domaines dans lesquels elle doit repenser son processus pour s’assurer que la conformité est respectée.

Elodie Miternique, EMEA Marketing Manager ( Field Marketing) chez Quadient

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