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Expensya et Grant Thornton collaborent pour optimiser la gestion des notes de frais des clients du cabinet !

Communiqué

La gestion des notes de frais est un des nombreux services qu’un cabinet d’expertise comptable propose à ses clients, et les acteurs majeurs comme Grant Thornton n’y échappent pas. Dans plusieurs entreprises, la gestion des notes de frais vire souvent au cauchemar que ce soit au niveau de la saisie, de l’archivage ou de la transmission des justificatifs. C’est pour cette raison, que le cabinet Grant Thornton a choisi d’adopter la solution Expensya Expert pour automatiser la gestion des notes de frais, et simplifier leur transmission du client vers l’expert-comptable, et l’intégration dans les outils experts du cabinet.

Avant d’utiliser Expensya les collaborateurs chez Grant Thornton reprenaient la matrice de leurs clients pour l’intégrer dans leurs logiciels de production comptable, ou étaient obligés de prendre à leur charge l’étape de saisie des justificatifs de dépenses. Ce mode de fonctionnement engendrait une perte de temps considérable pour le cabinet, dans la phase de saisie, de vérification des factures et de calcul des données manquantes comme la TVA, comme le détaille Romain Tétillon, Manager chez Grant Thornton France.

Pourquoi Grant Thornton a choisi de collaborer avec Expensya ?

Face aux inconvénients du processus classique de gestion des notes de frais, le cabinet Grant Thornton a décidé d’explorer les solutions qui existaient pour fluidifier cette activité et récupérer un temps précieux, et son choix s’est porté sur Expensya et sa solution dédiée aux cabinets d’expertise-comptable : les clients du cabinets s’équipent de la solution Expensya pour automatiser la gestion de leurs notes de frais, et l’expert-comptable en bout de chaine, via l’outil Expensya Expert, récupère les justificatifs et les notes de frais pré-saisies (TTC, TVAs multiples, type de dépense, date de facturation, etc…) directement dans sa production comptable.

Accompagné par les équipes Expensya, Grant Thornton France a rapidement déployé la solution auprès de nombreux clients, et a réduit considérablement le temps consacré par le cabinet à cette tâche.

« Aujourd’hui, nous n’avons quasiment plus de saisie à faire, nous récupérons les données directement depuis Expensya en les intégrant automatiquement dans notre logiciel de production comptable. Au final, il y a très peu d’intervention humaine sur ces tâches répétitives, c’est vraiment top ! » Romain Tétillon

Une reconnaissance intelligente plus performante !

La technologie OCR+ d’Expensya a été déterminante dans le choix de la solution : cette technologie basée sur une intelligence artificielle est capable de détecter toutes les informations pertinentes sur une facture en quelques secondes :

« Depuis que nos clients utilisent l’OCR d’Expensya, nous remarquons une baisse du taux d’erreurs et une détection optimale des différents champs. »

Avant d’adopter Expensya, Grant Thornton a essayé de nombreuses solutions. Romain Tétillon qui a testé plusieurs outils a tout de suite vu que la technologie de reconnaissance intelligente d’Expensya était nettement plus performante que celle des autres solutions :

« D’ailleurs nous recevons des retours de nos clients qui sont très positifs. Pour résumer, nous avons réduit le temps de traitement et de saisie qui étaient vraiment fastidieux, il y a très peu d’erreurs et nous avons aussi remédié aux problèmes liés à la perte des justificatifs, c’était d’ailleurs une des raisons qui nous a poussés à adopter Expensya »

Frederic Lebreton, client du cabinet Grant Thornton, et Country Manager chez Vestgaard Company explique comment la reconnaissance intelligente d’Expensya lui a permis d’économiser son temps et d’optimiser tout le processus du reçu jusqu’au transfert à l’expert-comptable.

« C’est plus commode de prendre une photo et d’avoir ensuite toutes les informations sur la facture extraites en quelques secondes. Avant, j’étais obligé de scanner tous les reçus pour envoyer à mon expert-comptable. Maintenant, je me connecte rapidement, je crée simplement ma note sur Expensya et je l’envoie instantanément à mon expert-comptable. C’est un outil très pratique et vraiment facile à utiliser. En plus, je remarque un gain de temps remarquable et une simplicité de gestion. »

Les atouts fonctionnels de la gestion des notes de frais avec Expensya Expert

L’application Expensya Expert permet une gestion des notes de frais par dossiers clients ce qui simplifie grandement l’organisation en interne. Depuis l’adoption de la solution Expensya Expert, les collaborateurs Grant Thornton ayant adopté l’outil ont réussi à éliminer les tâches fastidieuses et à optimiser leurs processus en interne et ce, grâce à des fonctionnalités comme l’export de données simplifié depuis Expensya, sur des fichiers plats, adaptés au SI du cabinet. Cette automatisation a permis de se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour leurs clients et d’aller plus vers le conseil.

« En effet, l’export des données depuis Expensya nous permet de facilement intégrer ces données dans nos logiciels en éliminant la double saisie. Ainsi, nous avons le temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée ! ».

En plus de ces atouts fonctionnels moyennant un rapport qualité-prix « excellent », la solution Expensya « offre un service client qui est vraiment réactif et très professionnel ! ». La mise en place de ce type de solution s’avère être un succès pour tous les intervenants. En plus d’une optimisation des processus en interne, le cabinet a constaté une meilleure satisfaction des clients qui, eux aussi se retrouvent libérés de la saisie manuelle grâce à la technologie OCR+ d’Expensya.

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