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La mairie de Meudon certifie ses archives électroniques basées sur Doxis4

La mairie de Meudon, utilisatrice des solutions de SER Group, a obtenu la certification NF 42-013, qui transcrit tous les aspects de la norme ISO 14641-1: 2012. Ces normes évaluent et certifient la conservation des archives électroniques.

La mairie de Meudon s’appuie sur la solution hybride Doxis4 pour gérer ses archives électroniques et les processus opérationnels qui y sont rattachés. Cette collaboration avec SER Group a permis à la mairie de se mettre en conformité avec les standards les plus exigeants en matière de certification des archives.

Dans le cadre du processus de certification, l’ensemble de l’installation a été évalué sur site sur la base d’une méthodologie stricte : étude du logiciel et du matériel, de leurs configurations, validation des aspects liés à la sécurité et au mode de gestion des archives.

A ce jour, seules 12 autres solutions d’archivage ont été certifiées en France selon cette norme. Les archives de la mairie de Meudon basées sur Doxis4 intègrent désormais ce classement. On notera enfin qu’il s’agit de l’une des rares installations en France à avoir été certifiée sur site client dans une configuration réelle.

« Dans le contexte actuel où la protection des données est au cœur des esprits et des attentions, il est primordial qu’une collectivité, qui possède nombre d’informations personnelles, s’équipe du meilleur quand il est question d’archivage électronique » explique Denis LARGGERO, le Maire de Meudon. « Doxis 4 permet de se protéger contre les manipulations et les accès non-autorisés. Toutes nos données archivées sont assurées être  irréfutables grâce à la certification NF 42-013. C’est un gage de sécurité indispensable pour nos administrés. », ajoute-t-il 

Près de 900 collaborateurs utilisent Doxis4 depuis son installation en 2014 et notamment ses fonctionnalités d’archivage, d’ECM et de gestion des processus métiers. Dans ce contexte, les utilisateurs finaux bénéficient d’un point d’accès unique pour consulter les documents archivés et ce tout au long de leur cycle de vie. Les administrateurs bénéficient également de cette approche intégrée pour gérer les droits des utilisateurs, les métadonnées, etc… L’usage de la solution est généralisé au sein des services de la mairie et permet de piloter l’ensemble des opérations effectuées par ces derniers.

Archivage conforme et sécurisé avec Doxis4

La solution Doxis4 garantit que tous les documents archivés ont un original stocké de manière sécurisée dans un format généralement lisible et qui ne peut pas être modifié. Un verrou de suppression est appliqué à cet original en fonction des exigences de conservation légales. En associant archivage, ECM et BPM, les documents archivés deviennent alors dynamiques et peuvent s’enrichir d’annotations et évoluer en pusieurs versions. De plus, les opérations réalisées sur ces documents peuvent être facilement lancées sans altérer l’original archivé. Ainsi, tous les documents sont archivés de manière conforme mais restent utilisables pour les tâches courantes, sans avoir à les stocker deux fois sur des plates-formes différentes.

« L’approche modulaire de Doxis4 offre une flexibilité inégalée sur une plate-forme unique. Cela représente un formidable avantage pour nos clients qui ont des besoins multiples en matière de gestion de documents, à l’image de la mairie de Meudon », explique Morad Rhlid, Directeur Général de SER Solutions International. « La certification de la mairie de Meudon qui utilise Doxis4 démontre notre capacité à accompagner efficacement nos clients dans leurs projets d’archivage. »

 

 

 

 

 

 

 

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