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L’Institut National de la Transfusion Sanguine (INTS) s’équipe d’un outil de GED pour optimiser la diffusion de sa veille

L’Institut National de la transfusion sanguine (INTS) est un groupement d’intérêt public. En tant qu’acteur du paysage transfusionnel français, il exerce une triple mission d’organisme de référence, de recherche et de formation en vue de contribuer à l’amélioration de la sécurité transfusionnelle. Afin d’améliorer la veille et la gestion de sa base de données documentaire, l’INTS a décidé de s’équiper d’un nouvel outil de GED : Kentika.

Retour sur la mise en place de ce projet avec le témoignage de Marie Jaber, Adjointe au responsable du service ressources documentaires et web de l’INTS. 

Quels étaient les besoins de l’INTS en termes de gestion documentaire ? 

« Dans le centre de documentation de l’INTS, nous référençons plus de 30 000 documents : des ouvrages, des articles, des études, des rapports, des séminaires… Nous avions six bases de données différentes, et utilisions trois logiciels pour nos besoins documentaires. Il était donc urgent de simplifier cette gestion et de disposer d’un seul outil. 

Avec le digital, les pratiques de nos utilisateurs changent : tous veulent gagner du temps. Il est indispensable que l’information soit facilement accessible à distance. Nous avions donc besoin d’un outil efficace qui nous permette de diffuser rapidement la veille juridique et scientifique effectuée quotidiennement, de créer facilement des produits documentaires, de développer de nouvelles rubriques pour répondre aux besoins de nos utilisateurs et de valoriser les publications de l’institut. » 

Face à ces attentes, l’équipe documentaire de l’INTS a lancé un appel d’offres. Parmi la dizaine de candidatures reçues, Kentika faisait partie de la short list. 

Comment s’est porté votre choix ? 

« Si leur solution est reconnue dans le secteur de la GED pour ses fonctionnalités poussées, c’est leur offre Kpress qui a réellement fait pencher la balance, pour sa capacité à simplifier et automatiser la diffusion de la veille. En effet, quelques clics suffisent pour alimenter et diffuser différentes newsletters dont la périodicité et le graphisme sont bien différenciés. » 

Quelles étaient vos exigences en termes de personnalisation ?  

« Pour répondre à nos besoins, nous avons personnalisé certaines fonctionnalités comme : les imports de données à partir de bases externes ou encore l’automatisation du circuit d’analyse des documents juridiques. En effet, via la DSI et son système d’alertes, les textes sont envoyés au référent concerné, qui peut les analyser et les commenter directement sur le portail.  

Facilement personnalisable et évolutif, l’outil Kentika nous a permis d’intégrer notre charte graphique afin, notamment, de créer une unité visuelle entre les deux portails de l’institution : le portail documentaire et le portail formation. » 

Comment ont réagi vos utilisateurs ? 

« Nos utilisateurs trouvent le portail documentaire intuitif et facile à utiliser. Il est plus consulté qu’avant, ce qui est un très bon point. Nous avons aussi l’occasion d’échanger avec d’autres documentalistes, qui nous confient que leurs logiciels sont moins performants. Cela nous conforte donc dans notre choix. »

Témoignage de Marie Jaber, Adjointe au responsable du service ressources documentaires et web de l’INTS.

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