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SAP : Pourquoi l’intégration de solutions d’automatisation adéquates est essentielle à la réussite d’un projet de migration de données vers S/4HANA

SAP a reporté à 2027 l’échéance de migration vers SAP S/4HANA, et il ressort d’une étude réalisée par le groupe d’utilisateurs SAP Royaume-Uni & Irlande que nombre d’utilisateurs dans ces pays en sont toujours aux stades préparatoires de la migration, voire ne l’ont pas encore amorcée. L’ampleur même de la tâche qui les attend risque de bloquer les projets de beaucoup d’entre eux. Il est pourtant essentiel de prendre suffisamment de temps pour planifier et préparer les processus et données en vue de la migration.

La migration vers S/4HANA ne se limite pas à un simple changement technique de système, il s’agit d’une génération totalement nouvelle de SAP, s’accompagnant de modèles de données et de processus différents. Les entreprises doivent repenser leurs processus actuels ainsi que l’ensemble de leur parc de systèmes, qui a été constitué et a évolué au fil de nombreuses années d’utilisation de SAP aux côtés d’autre ssystèmes hétérogènes. Tandis que maintes entreprises ont lancé des initiatives de transformation mettant clairement l’accent sur l’amélioration et l’automatisation de leurs processus, la qualité des données joue un rôle important, non seulement dans le processus de migration proprement dit, mais aussi dans les futurs processus internes de S/4HANA. En conséquence, l’efficacité des processus comme la qualité des data doivent être prises en compte dans la phase de planification.

Un autre défi peut consister à trouver des experts du domaine qui maîtrisent les processus et données spécifiques et qui soient disponibles en dehors de leurs activités quotidiennes. Ceux-ci sont souvent sollicités pour aider à la conception des nouveaux processus et accompagner la migration. La nécessité d’intégrer ces experts vient encore compliquer la planification et l’exécution, mais existe-t-il un meilleur moyen de les intégrer au processus de migration ?

A titre d’exemple, Scientific Drilling, fournisseur mondial de solutions de navigation et de forage pour le secteur de l’énergie, était confrontée au défi de la migration vers le nouvel environnement. Ses données ERP étaient réparties dans divers systèmes « maison » en plus de SAP ECC, soit une trentaine de systèmes différents, dont aucun compatible avec S/4HANA. Scientific Drilling devait en outre respecter un calendrier de migration extrêmement serré.

Scientific Drilling a tenté au départ d’employer l’outil de migration LSMW de SAP, mais celui-ci s’est révélé difficile à mettre en œuvre dans ce but car toute erreur dans les données risque de faire capoter leur processus de téléchargement. Cet outil demandait énormément de temps et d’efforts pour le transfert de master data depuis ne serait-ce qu’un seul des plus de 100 sites de fabrication. Cherchant à optimiser le processus et à améliorer l’efficacité de la migration du reste de ses données de fabrication, l’équipe informatique de SAP a opté pour une solution à même d’automatiser la migration et prendre en charge en même temps ECC et S/4HANA, sans que des compétences supplémentaires en programmation technique soient nécessaires.

L’équipe a ainsi pu créer rapidement des scripts de migration de données et y apporter facilement les modifications éventuellement requises au fil de l’eau. Cette rapidité et cette facilité d’utilisation ont permis à Scientific Drilling de migrer plus de 15 millions de master data dans les délais, tout en nettoyant ses données au passage.

Bien entendu, tous les utilisateurs de SAP ne sont pas soumis à des calendriers de migration aussi serrés et, pour beaucoup d’entreprises, une transition progressive vers S/4HANAse justifie amplement. Dans ce scénario, l’automatisation des transferts de données au moyen des bons outils reste tout aussi cruciale et peut souvent aider les entreprises à gérer la migration elles-mêmes, sans avoir besoin du renfort d’une équipe informatique.

De son côté, Imperial Logistics International, a pris conscience dès le départ que la migration de ses données vers S/4HANA allait être un processus lent, mobilisant des ressources considérables. La société a alors fait le choix d’uniformiser son approche de SAP dans la totalité de ses 80 filiales et de migrer vers S/4HANA Finance à l’occasion de l’acquisition d’une autre entreprise.

Les tâches initiales – l’extraction des données de SAP, leur traitement et leur chargement dans S/4HANA – se sont révélées extrêmement longues. Une solution d’automatisation a permis au service comptable de mener à bien, par lui-même, la première migration. La société a ensuite fait migrer 34 filiales (dont 15 parmi les plus grandes) vers le nouveau système en à peine cinq mois. Le logiciel a permis de créer et de tester des « templates » en seulement trois ou quatre jours, alors que ces opérations prenaient jusque-là environ six semaines lorsqu’elles étaient effectuées manuellement.

Au final, le recours à l’automatisation pour le test et la migration des données a aidé ces entreprises à accélérer leurs transferts d’informations, à réduire au minimum les perturbations de l’activité et à éviter un dépassement des budgets et des délais.

Une fois la migration réussie vers S/4HANA, il est encore plus important, non seulement de préserver la qualité des data, mais aussi de mettre en œuvre des processus efficaces pour la gestion des master data SAP les plus importantes. Ces nouveaux processus doivent être mis en place dès le départ, et donc également intégrés dans la phase de planification.

Si la migration vers S/4HANA est indubitablement un processus complexe, elle ne doit pas nécessairement être une bataille. Moyennant suffisamment de temps pour planifier cette migration, une optimisation et une rationalisation des processus aux côtés de la mise en œuvre d’outils d’automatisation permettant de gagner en efficacité, il est possible de réaliser une transition fluide et exempte de risques et de permettre à l’entreprise de bénéficier d’un système conçu pour la faire aller de l’avant.

Par Sandrine Léon Directrice Commerciale de Winshuttle pour la France, la Belgique et le Luxembourg.

 

 

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